Как составить бизнес-план кафе: пошаговая инструкция с расчетами и важными нюансами

Перед тем как составить бизнес-план кафе, важно обратить внимание на концепцию заведения и место его расположения. Дизайн, меню и даже подбор персонала во многом зависят именно от этих факторов. Если ошибиться с выбором места или не выделить основную фишку ресторана, можно так и не выйти на уровень окупаемости.

Плюсы и минусы бизнеса в сфере общепита

Открыть кафе с нуля вполне реально, поскольку для этого не требуется специальных знаний и умений. Поэтому подобный бизнес привлекает внимание начинающих предпринимателей и инвесторов. Он обладает следующими преимуществами:

1. Высокий спрос: кафе-бар или кофейня – это место, где можно хорошо провести досуг за умеренную плату (в отличие от классических ресторанов). Охват широкий – молодежь, семьи с детьми, работники из соседних офисов и др.
2. Высокая рентабельность и короткие сроки окупаемости (в среднем 8-12 месяцев, максимум 2-2,5 года).
3. Невыраженная сезонность, возможность приспособить концепцию под разные сезоны – летний, зимний, тематические вечеринки к праздничным датам и т.п.
4. Свободный выбор концепции, возможность изменить ее в зависимости от спроса – детское кафе, антикафе, мини-ресторан, бар с разливным пивом и многие другие.
5. Есть возможность попробовать готовый образец для малого бизнеса, воспользовавшись франшизой известной сети – KFC, McDonald’s и другие.
6. Также можно приобрести уже готовый бизнес, вложить в него нужную сумму (меньше, чем в открытие с нуля) и увеличить рентабельность.

Открытие бистро, кофейни или другой организации в сфере общепита несет в себе и определенные риски. Недостатки связаны как с объективными обстоятельствами, свойственными любому виду бизнеса, так и конкретно с этой сферой:

1. Пожароопасность, связанная с производством продуктов питания, горячих напитков.
2. Непредвиденный рост цен на материалы, оборудование и сырье (в особенности импортные).
3. Сокращение платежеспособного спроса: продукция кофейни не относится к товарам первой необходимости. На фоне снижения доходов в первую очередь потребители экономят на сфере развлечений.
4. Большие первоначальные вложения – аренда, закупка товара, оборудования, мебели.
5. Необходимость сбора документов, в том числе разрешений от СЭС, МЧС, Роспотребнадзора и других инстанций.
6. Объективные риски – конкуренты, неквалифицированный персонал, ограбления, форс-мажорные обстоятельства.

Проведение анализа рисков позволяет принять упреждающие меры, например, установить систему экстренного отключения электричества, застраховать оборудование и другие материальные ценности.

Необходимые для открытия документы

Открытие кафе связано с большим количеством документов. Это не только регистрационная, но и разрешительная документация, а также договоры с контрагентами. Оформлением можно заниматься самостоятельно или поручить работу специальной компании за определенную плату. Обязательные документы для открытия кафе:

• разрешительная документация (МЧС, СЭС, Роспотребнадзор);
• регистрация компании в ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• регистрационные документы для ККТ;
• договоры с контрагентами (арендодатель, поставщики);
• договоры с сотрудниками (индивидуальные, коллективные, гражданские – с бухгалтером, юристом, аниматором на аутсорсинге)
• если предполагается построить дополнительное помещение, понадобится также разрешение на строительство.

Анализ рынка и выбор ниши

Пошаговая инструкция по открытию кафе начинается с анализа рынка и выбора подходящей ниши. Она зависит от основной категории клиентов:

• молодежь;
• семьи с детьми;
• офисные работники;
• люди старшего возраста.

Зачастую кафе ориентируются на семейные пары с детьми (50-55% клиентского потока). Однако могут быть и другие варианты. Например, рядом с офисными зданиями лучше поставить классическую столовую, а рядом с университетом – кафе для молодежи. Поэтому выбор ниши зависит как от рыночной ситуации в целом, так и от особенностей конкретного места (какие объекты расположены неподалеку).

Расчет рентабельности

Для расчета рентабельности нужно представлять основы ресторанного бизнеса: первоначальные вложения, клиентский поток, непредвиденные расходы, период окупаемости. В качестве примера можно взять семейное кафе с такими параметрами:

• кухня 40 м²;
• основной зал 100 м²;
• игровая комната для детей 60 м² (на 15 человек);
• 60 посадочных мест.

Тогда первоначальные вложения будут следующими.

ИТОГО: 3 млн. 200 тыс. руб.

Регулярные (ежемесячные) затраты выглядят так:

ИТОГО: 1 млн. 700 тыс. руб.

Рентабельность продаж оценивается на уровне 20% (в месяц чистая прибыль 370 тыс. руб.). Выйти на уровень безубыточности можно за 3-4 месяца, а на окупаемость – через 13-14 месяцев после открытия.

На первоначальном этапе не всегда нужно много денег. Предприниматели могут приобрести готовый бизнес или открыть «кафе на колесах», уличный фаст-фуд и т.п. Ресторанное дело включает в себя несколько десятков концепций, поэтому сумма расходов может существенно отличаться как в большую, так и в меньшую сторону.

Примеры концепции

Бизнес-план ресторана или небольшого кафе обязательно включает в себя выбор концепции. Перед планированием рекомендуется рассмотреть несколько проектов и выбрать наиболее подходящий:

1. Street food – перекус на ходу с минимумом посадочных мест и оборудования. Точки устанавливаются не только на улицах, но и в крупных торгово-развлекательных центрах.
2. Fast food – кафе быстрого питания по типу KFC, McDonald’s и других известных брендов.
3. Quick Restoran Service – ресторан с более разнообразным меню: блюда здесь готовятся из полуфабрикатов.
4. Fast Casual – перекус и отдых, такие кафе предлагают не только еду, но и алкоголь.
5. Food court – «фуд корт»: формат, использующийся в торговых центрах. Клиентский поток здесь уже налажен, однако недостаток – большое количество конкурентов.
6. Антикафе – оригинальный формат, при котором посетители оплачивают не сами продукты, а время. Отличается и другими особенностями – интерьером помещения, меню, развлекательной программой.

7. Детское кафе – для семьи с детьми. Включает в себя дополнительное оборудование, привлечение аниматоров, составление развлекательных программ.
8. Пекарня и/или блинная – собственное производство горячей выпечки.
9. Кондитерская – концепция, ориентирующаяся на любителей пирожных, тортов, эклеров и других десертов.
10. Национальная кухня – русская, скандинавская, китайская и многие другие.
11. Ресторан с караоке – для любителей душевного отдыха.
12. Столовая – традиционный «дневной» формат, особенно уместен для точки общепита, располагающейся неподалеку от офисных зданий.

Поскольку конкуренция на рынке очень высокая, стоит по возможности предусмотреть оригинальную концепцию – свою собственную фишку, отличающую организацию от аналогичных заведений. Это может быть, например, котокафе, кафе для собак, ресторан здорового питания, кафе с террасой для отдыха и другие. В дальнейшем концепцию можно изменить в зависимости от клиентского потока.

Выбор помещения

Кафе ориентировано на стабильный поток клиентов. Поэтому выбирая помещение, предприниматели обращают внимание на близость крупных объектов:

• торговые центры;
• учебные заведения;
• административные, офисные здания;
• транспортные развязки, крупные трассы;
• вокзал, аэропорт.

Точку располагают рядом на центральных улицах города или района. Условно говоря, кафе работает везде, где есть люди (за исключением спальных районов с минимальной инфраструктурой).

После выбора помещения необходимо провести ремонт для создания нужного дизайна. Для этого заранее определяется концепция заведения, подбирается цветовое и световое оформление, особенности расстановки мебели и другие параметры.

Подбор оборудования

Именно оборудование является основной расходной статьей бюджета первоначальных вложений. В дальнейшем понадобится закладывать ежемесячную сумму на его ремонт и обслуживание. Для семейного кафе понадобится закупить такие приборы, установки и мебель:

ИТОГО: 1 000 488 руб.

Набор команды

Успешно управлять рестораном или кофейней можно только с помощью профессиональной команды. Количество работников в штате может быть как большим, так и средним – в зависимости от размеров помещения, режима работы, клиентского потока. Основные звенья:

1. Управляющий персонал – директор. Решает основные финансовые вопросы, подписывает документы, определяет график работы, концепцию ведения бизнеса. К этому же звену относится администратор – он решает текущие ситуации, работает с клиентами и персоналом, представляет интересы директора, выполняет функции его управляющего (заместителя).
2. Отдел продаж – менеджер, бармены, продавцы. Планируют продажи, увеличивают средний чек, непосредственно занимаются обслуживанием клиентов.
3. Технический отдел – хозяйственное обслуживание помещения (уборщица, посудомойка, охранник).
4. Кухня – приготовление горячих и холодных блюд, закусок, напитков из полуфабрикатов или другого сырья. Включает в себя одного или нескольких поваров, а также шеф-повара.
5. Бухгалтерия, юрист, аниматоры – на аутсорсинге (по гражданским договорам о возмездном оказании услуг).

Система оплаты труда зависит от категории работника. Продавцы, бармены, повара получают фиксированный оклад и премию, зависящую от выработки (фактического объема работы) или выполнения плана продаж. Сотрудники технического отдела, а также администратор работают на окладе. Премирование возможно за добросовестное выполнение обязанностей. Директор получает оклад и переменную выплату в зависимости от выручки.

Набор персонала проводится традиционным способом (заполнение резюме в кафе или на сайте) или с помощью рекрутинговых агентств. В небольших компаниях директор лично проводит собеседования и принимает решение о зачислении в штат или об отказе в представлении должности.

Разработка меню и барной карты

Меню зависит от концепции ресторана, дня недели, сезона и других факторов. В классическом варианте (семейное кафе, русская и европейская кухня) ассортимент состоит из таких позиций.

Если ресторан предполагает длительный отдых по вечерам и выходным, дополнительно понадобится сделать и барную карту. В нее включают алкогольные (в основном) и безалкогольные напитки:

• свежевыжатые соки;
• смузи;
• энергетики;
• аперитив;
• вина итальянские;
• вина французские;
• шампанское;
• игристое вино;
• вермут;
• домашнее вино;
• пиво кеговое;
• пиво бутылочное;
• виски;
• коньяк;
• бренди;
• текила;
• водка;
• коктейльная карта;
• ликер и другие напитки.

Поиск поставщиков

Кофейня или ресторан нуждаются в постоянных поставках сырья, расходных материалов и оборудования. При выборе поставщиков предприниматели ориентируются не только на ценовую политику, но и на качество продукции. Обращают внимание также на:

• ассортимент;
• надежность компании (критично нарушение сроков);
• наличие сертификатов качества и другой разрешительной документации;
• способы оплаты и другие условия сотрудничества;
• гарантии и ответственность.

Пищевую продукцию лучше дегустировать самостоятельно, привлекая для этого и своих сотрудников. Директору необходимо вникать во все детали бизнеса, в том числе и вкусовые качества напитков и блюд.

Реклама и маркетинг – привлечение и удержание клиентов

Маркетинг (продвижение на рынке) зависит от позиционирования компании и ее концепции. В соответствии с этим подбираются необходимые каналы коммуникации и выстраивается обратная связь:

1. Привлекательная вывеска.
2. Сайт, продвижение в социальных сетях.
3. Промо-коды, акции, специальные предложения.
4. Карта постоянного посетителя.
5. Промо-материалы (листовки, флаеры).
6. Программа скидок в определенные часы.
7. Скидки в день рождения.
8. Бесплатная доставка.
9. Дополнительные скидки корпоративным клиентам.

Уделять внимание продвижению ресторана следует как на начальных этапах, так и в последующем. Рассчитать только на «сарафанное радио» не стоит – сегодня этот канал коммуникации по трафику уступает интернет-сайтам и социальным сетям.

Распространенные ошибки начинающих

Ошибки при открытии и ведении бизнеса – неизбежное и нормальное явление. Но если отдельные неточности можно исправить, то другие ошибки могут повлечь серьезные убытки. Поэтому следует сразу проанализировать наиболее распространенные заблуждения новичков:

1. Неправильный выбор места – серьезная ошибка, которая может привести к быстрому закрытию кафе. Не стоит выбирать спальные районы, места вдали от крупных дорог, учреждений, офисных зданий, торговых центров.
2. Недостаточно разнообразное меню. Посетители ожидают оригинальные, вкусные напитки и блюда, поэтому именно на меню стоит обратить особое внимание.
3. Отсутствие программ лояльности, скидок и других специальных предложений.
4. Зайти на рынок без анализа концепции, точек расположения и ценовой политики конкурентов. В кризисных условиях покупатели всегда обращают внимание не только на качество и ассортимент, но и на цены.
5. Отсутствие четкой концепции и «изюминки» кафе.
6. «Оптимистичный» подход к расчету расходов: необходимо всегда закладывать инфляцию и непредвиденные траты.

Кафе вполне может стать прибыльным бизнесом. Несмотря на то, что первоначальные вложения оцениваются в несколько миллионов рублей, выйти в безубыточную позицию можно уже через 3-6 месяцев. А со второго года бизнес будет приносить ежемесячную чистую прибыль в 200-300 тысяч рублей и более.