Правильно описанный бизнес-процесс станет залогом успешной работы субъекта хозяйственной деятельности. В современных экономических условиях развитие компании, а также увеличение производственных показателей и выручки не может проходить без бизнес-планирования.
Содержание статьи:
Виды бизнес-процессов в организации
Бизнес-процессы — это цепочка последовательных действий (мероприятий, процедур), направленных на удовлетворение требований покупателя продукции (услуг), а также на оптимизацию деятельности компании.
В зависимости от вида бизнес-процессы (БП) классифицируются следующим образом:
- Управляющие;
- Операционные;
- Поддерживающие.
По области воздействия БП бывают:
- внутренние БП характеризуются наличием входов и выходов внутри компании;
- внешние БП с входами и выходами за пределы фирмы.
Выделяется группа сквозных процессов, направляющая работу одного либо нескольких подразделений с различной функциональной подчиненностью.
Управляющие
По области применения управляющие процессы представлены структурными бизнес-процессами. Они внедряются для совершенствования и поддержания в оптимальном состоянии инфраструктуры компании. Процессы представлены процедурами развития и управления фирмой, получением и распределением информации, контролем денежных потоков компании.
По воздействию на добавочную стоимость управляющие БП призваны обеспечивать эффективное управление компанией. Ключевые этапы: управление маркетингом, денежными потоками, работниками, проектами деятельности на перспективу.
Операционные
Операционные БП представлены функциональными процессами, внедряемыми с целью расширения рынка сбыта, совершенствования стратегии фирмы. В рамках процесса предусматривается обновление ассортимента продукции, услуг, их продвижение и продажа, выставление счетов.
Операционные БП, отвечающие за производство продукции для потребления, включают в себя следующие этапы: приобретение оборудования и сырья для производства товаров, изготовление продукции и ее продажа потребителям, заключение контрактов.
Поддерживающие
Это вспомогательные БП, отвечающие за ход других основных процессов, обеспечивающих поставку сырья в определенное место и время. Это:
- юридическое сопровождение сделок;
- административно-хозяйственное управление;
- информационное обеспечение;
- модернизация;
- реконструкция, строительство производственных мощностей;
- обеспечение безопасности;
- аутсорсинг.
Отличия от технологических процессов
Основное различие между технологическим и бизнес-процессом заключается в конечном результате внедрения. Технологический процесс затрагивает изготовление продукции, на выходе ожидается создание товара с набором характеристик.
Наличие бракованной продукции при реализации технологического процесса обозначает сбой в отдельном звене. При выявлении брака потребуется совершенствование процесса. При внедрении бизнес-процесса конечный результат на выходе видоизменяется. На него воздействуют процедуры, выполняемые в рамках БП, без сбоев и нарушений.
Упрощенно описание технологического процесса выглядит следующим образом:
- есть заготовка А;
- она соединяется с элементом Б;
- заготовки обрабатываются для получения параметров В;
- на выходе получается результат Д.
При реализации БП возможен следующие сценарий:
- на входе есть данные А;
- если они соответствуют параметрам Б, то реализации подлежит комплекс мер В;
- если входные данные соответствуют параметрам Г, то применяется сценарий Д;
- конечный результат направляется на выход.
То есть, реализация БП зависит от различных факторов. Порядок действий при воплощении БП определяется набором исходных и промежуточных данных.
Причины моделирования БП
Приступать к моделированию БП рекомендуется еще на стадии формирования компании. Но существуют причины, по которым разработка и внедрение БП необходимо.
Системы и инструменты
Для анализа сильных и слабых сторон компании, для моделирования БП аналитику потребуются наличие и знание следующих методик и инструментов:
- Программных продуктов для автоматизации бизнес-моделирования: Microsoft Visio, Business Studio, ARIS, BPWIN, Бизнес-инженер.
- Нотации по бизнес-моделированию и описания БП: eEPC, IDEF0, IDEF3, Data Flow Diagram, Cross Functional Flowchart. В каждом из представленных продуктов имеется подробная аннотация, находящаяся в Руководстве пользователя.
- Методологии бизнес-инжиниринга:
- описание БП;
- изучение, совершенствование БП;
- долгосрочное управление БП;
- разработка принципов мотивации сотрудников;
- оптимизация и описание структурных подразделений, количества работников.
- Универсальные решения, образцы, наработки. Это инструменты необходимы для того, чтобы не проводить моделирование с «чистого листа». Также использование опыта других компаний при воплощении БП поможет избежать ошибок.
Правила построения
Основная концепция и методология построения БП зависит от пожеланий заказчика и особенностей бизнеса. Но для достижения конечного результата потребуется соблюдение некоторых правил:
- Итогом реализации БП выступает конечный продукт, задача получения которого ставилась на входе.
- Лаконичность информации. Из описания БП должна быть ясна детальная методология его воплощения. Но в то же время, не надо перегружать материал излишними подробностями, так как большой объем информации труден для восприятия.
- При разработке БП используют символы и нотации, применяемые в мировой деловой практике. Создавать свою символику не рекомендуется.
- Каждый участник бизнес-процесса должен быть учтен и обозначен. Использовать для этого сноски с нумерацией и прочие подобные инструменты не стоит.
- Материал в текстовой и графической части должен быть доступен для восприятия. Описание формируется так, чтобы заказчик разобрался в методике воплощения БП без помощи сторонних лиц.
Примеры описания
Пример 1. При воплощении модели БП «Служба поддержки» регистрация запроса проходит из нескольких источников. Для примера можно рассмотреть моделирование БП службы поддержки при использовании ELMA BPM.
Пример 2. БП «Формирование бюджета» потребует налаживания параллельных каналов между подразделениями компании с бухгалтерским отделом и службой планирования. Каждое подразделение самостоятельно рассчитывает потребность в финансировании на предстоящий год.
Пример 3. Для проверки работы оборудования заказчик формирует заявку. Далее, после того, как инспектор, руководитель отдела ТО проверят оборудование, заказчик оповещается о результатах. Оборудование отправляется на ремонт либо эксплуатируется дальше.
Пример 4. Модель поиска новых работников инспектором по кадрам разработана в каждой компании. В описании учитывается обработка поступивших резюме, шаги, предпринятые соискателями в ожидании оповещения о приеме либо отказе. Процесс может завершаться на любом этапе изучения резюме.
Популярные заблуждения
Не следует использовать придуманные модели при наличии действующих.
Для описания БП изучаются существующие и внедренные модели. Применять самостоятельно разработанные графики, диаграммы и схемы не стоит. Большинство бизнес-моделей уже описано с использованием нотаций, доступных для восприятия пользователями.
При использовании готовых систем количество ошибок сокращается. В программах встроены ограничители и описания, которые помогут сформировать правильную модель.
Не стоит путать описание БП фирмы и БП IT системы.
БП внедрены в большинстве программных продуктов, таких как 1С, Zoho CRM. Но БП в рамках программ – это название набора опций либо отчетов. БП, внедряемые в компании, предполагает описание ее деятельности.
Распространено заблуждение о том, что БП внедряется для увеличения прибыли.
Процессы имеют различные цели. К примеру, если разрабатывается модель формирования и пересылки отчетности в фискальные и другие государственные органы, то ждать увеличения прибыли не стоит. Когда речь идет о наращивании объемов прямых продаж показатели финансовой отдачи увеличиваются.
Внедрение БП – это часть бизнеса. Чтобы не упустить деталей в процессе поэтапного развития потребуется планирование деятельности компании. Для воплощения задуманного надо ознакомить с порядком действий каждого участника БП. Сотрудники должны понимать, с чем они будут работать и какого результата на выходе от них ждут.
